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 管理職の仕事実践術
 6.コミュニケーションを促進する

(1)コミュニケーションはなぜ大切なのか?(2009/09/20)

コミュニケーションが重要であるという認識は、多くの組織人に共通した考え方であると思われます。会社や職場における問題の多くがコミュニケーションの齟齬に起因していることが多いためでしょうか。
 
 私は、研修の中で実習として「問題構造分析」を受講者にやってもらうことがあります。今、うまくいっていない問題があって、なぜ、そのような問題が生じるのか、原因を徹底的に洗い出していくと言うものです。分析対象となるテーマは、受講者自ら設定してもらうことが多いのですが、要因分析を行うと、どんなテーマであっても、数多くの要因の中に必ずと言ってよいほど「コミュニケーション不足」と言う要素が挙げられます。しかも、列挙された要因の中で優先的に取り組むべき事項を選んでもらうと、やはり、コミュニケーションのあり方を改善することを挙げるチームが多いのです。とはいえ、では、どのようにコミュニケーションを改善すればよいのかとなると、なかなか、答えを見いだせないことがほとんどであり、このことが、コミュニケーション改善は、あたかも「永遠のテーマ」であるかのように認識される所以なのかもしれません。

さて、ことほどさように、組織においてコミュニケーションが重視されるのはなぜでしょう。組織というのは、複数の人間の集まりであるものの、一個の主体として行動する必要があります。つまり、社員一人ひとりが異なった考え方に基づいてバラバラに行動するのではなく、統一された意思の基で整然と行動すると言うことです。そして、この組織的意思は、組織内外の情報や知識などに基づいて形成されます。ですが、複数の人間が存在するという組織の特性から、どうしても情報や知識の偏在という現象が生じてしまいます。例えば、組織階層的に見て、経営者のように、トップレベルの人のネットワークからは、通常は入手しにくい、政治的な情報が入手できるかもしれませんが、末端の社員にはそのような機会は少ないはずです。反対に、製品やサービスの評価などは、トップの人間よりも現場社員の方が熟知しています。また、組織部門的に見れば、研究開発部門の人は技術情報の入手に優れていますが、顧客ニーズの収集は、営業部門の方がしやすいはずです。こうした情報の偏在を均一化していくことが、組織の統一的な行動のために必要なのです。

ここでいう、「均一化」というのは、もちろん、情報量が少ない状態に揃えていくのではなく、その情報が得られた場合に仕事の質が高まることが期待されるのであれば、組織のメンバー全員(あるいは、関係者)がその情報を持っている状態を実現するということを指しています。

情報の送り手と受け手には、必ず情報の非対称性(*)という問題が存在しており、この問題を解消するために、私たちは、日々、コミュニケーションを行っているのだと言えましょう。これは、経営組織の中におけるコミュニケーションばかりでなく、家庭生活や友人との関係においても同様のことが言えます。

次回は、もう少し具体的に、組織におけるコミュニケーションの必要性について整理してみます。

*情報量に格差があること

                             

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