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 管理職の仕事実践術
 3.問題を解決する
(7)業務を効率化する(2017/08/08) 
  Aアウトプットの再設定

 インプット=アウトプット/効率という公式から、インプット(=働く時間)を少なくするためには、まずは分子であるアウトプットを小さくすることを考える必要があります。
 アウトプットの例としては、売上高や利益などが考えられますが、もちろん、あからさまに組織業績を低下させることを目標とするわけにはいきません。ここでいうアウトプットとは、売上高や利益と言った最終的成果の前段階のそれを指します。例えば、営業職であれば訪問件数の多さ、製造業であれば製品デザインの豊富さ、小売・サービス業であれば営業時間の長さ、などといったものが該当します。一般的にそれらは多かったり、長かったりすることが最終的な業績の高さに結びつくと考えられます。しかし、これではきりがありませんので、これまで必要と考えられていた水準よりも少し引き下げてみるのです。案外、最終成果に対する影響は軽微であるかもしれません。もちろん、そのことによって一時的に最終業績が悪化することもありえますが、インプットの多すぎる組織は社員の確保がままならず、結果的にアウトプットを高めることもできない、ということを考慮すれば、中長期的には理にかなっていると言えるでしょう。宅配会社が12時から14時まで、および、20時以降の配達枠をなくす、というのはこれに該当します。また、これまで24時間営業をしていたスーパーやファミリーレストランが深夜営業を取りやめる、などといったこともそうです。
 卑近な例ではありますが、私が講師として出向く先では、受講者の氏名を記入した机上札のほか、吊り下げ名札を用意しているところが少なくありません。しかし、吊り下げ名札については字が小さいことに加えてテーブルの下に隠れてしまっていることも多く、あまり意味がないアウトプットであるように思います。机上札があれば十分です。もうひとつ例を挙げさせていただくと、講師依頼書であるとか、講師承諾書の類もそうです。文面での証拠を残したい意図はわかりますが、大抵はメールでやりとりがなされており、メールには証拠的性格もあろうかと思います。個別のケースにもよりますが、いっそのこと形式的な書類づくりをやめてしまえば生み出せる時間原資は少なくないのではないでしょうか。

                               

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